Hallo Reader
Kennst du das Gefühl, zwar den ganzen Tag gearbeitet zu haben - aber eigentlich nichts wirklich vollbracht zu haben?
Busyness statt Business
Fake Work statt Real Work
«Work about work» verhindert richtige Arbeit. Wir sitzen zwar den ganzen Tag in Meetings und beantworten Emails und Chat-Nachrichten. Aber haben wir tatsächlich produktiv gearbeitet? Haben wir unsere Themen vorangebracht? Mehrwert für den Kunden erbracht?
Oder versuchen wir nur, unsere Inbox zu bezwingen und die Anzahl ungelesener Chat-Nachrichten zu reduzieren?
Die Herausforderung ist nicht neu. Schon US-Präsident Eisenhower hat festgestellt, dass wir uns mehrheitlich mit dringenden, aber unwichtigen Themen beschäftigen: «I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.»
A fool with a tool is still a fool
Wenn wir schon bei der Eisenhower-Matrix sind: Es fehlt wahrlich nicht an Methoden und Tools, damit wir produktiver arbeiten können. Seit Email in den 90er Jahren in der Arbeitswelt Einzug gehalten hat, hat uns jedes Tool versprochen uns effizienter und produktiver zu machen. Seien es Kommunikationstools wie Teams, Slack & Co. oder Projektmanagement-Tools wie Asana, ClickUp, Trello etc. Dazu kommen natürlich noch das CRM für die Kundendaten, das Intranet und und und.
Und so sind heute 60% unserer Arbeitszeit mit «work about work» gefüllt. Wir suchen Informationen, aktualisieren Tools, versenden Status-Updates, wechseln zwischen Apps hin und her und bekämpfen die Nachrichtenflut.
Der Autor Markus Albers nennt dies die «Optimierungslüge». Wir haben das Gefühl, dass wir unseren Arbeitsalltag optimiert und auf Effizienz getrimmt haben, dabei belügen wir uns selber. Wir schreiben Berichte, die niemand liest, und füllen KPI-Dashboards ab, die niemand anschaut. Diese Fixierung auf KPIs, Dashboard und vermeintliche Optimierung verhindert schlussendlich, dass Mitarbeitende mit voller Energie ihre eigentliche Aufgabe erledigen können.
Nachdem ich das Buch gelesen habe, musste ich unbedingt mit Markus Albers sprechen. Im Interview diskutieren wir darüber, weshalb wir keine Zeit mehr zum Arbeiten haben, weshalb wir kaum je ein Tool auch wieder abschaffen und welche Tipps er Führungskräften gibt.
Endgegner Meetings
Wenn wir nicht mit Tools beschäftigt sind, sitzen wir in Meetings. 15% unserer Arbeitszeit entfallen auf Meetings und Führungskräfte sitzen bis zu 23 Stunden pro Woche in Sitzungen. Entsprechend spielen wir andauernd Meeting-Tetris und versuchen, irgendeinen freien Slot zu finden, um noch eine Besprechung reinzuquetschen. Kein Wunder beklagen wir uns praktisch alle über zu viele Meetings.
Gleichzeitig braucht es in unserer komplexen Welt interdisziplinäre Lösungen und die verlangen Absprachen, sprich Meetings. Und wehe wir werden mal zu einem Meeting nicht eingeladen, dann fühlen wir uns übergangen und nicht wertgeschätzt.
So hetzen wir von Meeting zu Meeting. Natürlich sind wir völlig unvorbereitet, weil wir ja vorher schon in Meetings sassen, so dass das aktuelle Meeting unproduktiv wird und es reine Zeitverschwendung ist. Dann spielt es auch keine Rolle, wenn wir nicht aktiv partizipieren und stattdessen Mails beantworten.
Unsere eigentliche Arbeit erledigen wir dann im Rest der Zeit, der uns irgendwie noch übrig bleibt. Dass die grossen Würfe und kreativen Ideen nicht in den 25 Minuten zwischen zwei Meetings geschehen, liegt auf der Hand. Immer häufiger erledigen wir drum die Arbeit am Abend oder am Wochenende, um überhaupt noch «wirklich gearbeitet» zu haben.
Ein findiger Entwickler bei Shopify hatte die Nase so voll von Meetings, dass er ein Plugin entwickelt hat, welches automatisch die Kosten für jedes Meeting berechnete: Arbeitsstunden, Raumkosten etc. Die Durchschnittskosten eines 30-Minuten-Meetings mit 3 Mitarbeitenden betragen dabei locker $700-1’600. Shopify löschte daraufhin alle regelmässigen Meetings mit mehr als 3 Teilnehmenden. Insgesamt spart Shopify nun 322’000 Meetingstunden - jährlich!
Andere Unternehmen führen zum Beispiel Fokuszeiten oder den meeting-freien Freitag ein, damit die Mitarbeitenden wieder mal Zeit haben um zu arbeiten. Ich selber blockiere mir 1-2x pro Monat einen Tag, an dem ich keine Termine habe und fokussiert an Themen arbeiten kann, ohne dass mir Outlook mitteilt, dass ich in 15 Minuten meinen nächsten Call habe.
Wir steigern das Bruttosozialprodukt, aber zu welchem Preis?
Aber natürlich sind dies letztendlich alles nur Symptombekämpfungen. Denn sie lösen das eigentliche Problem nicht. Wir fügen immer noch mehr hinzu, ohne bestehende Strukturen und Prozesse zu hinterfragen. Noch ein Projekt, noch ein Produkt, noch eine Dienstleistung, noch eine Arbeitsgruppe, noch ein Tool, noch ein Meeting.
Unsere Produktivität ist in den letzten 30 Jahren um mehr als 40% gestiegen. Wir arbeiten heute zwar stundenmässig weniger als früher, aber die Arbeitswelt ist so verdichtet und beschleunigt wie nie zuvor. Kein Wunder ist die Anzahl krankheitsbedingter Ausfälle auf einem Höchststand und kostet die Schweizer Wirtschaft jedes Jahr fast 20 Milliarden Franken. Autor Martin Gaedt fordert deshalb eine Delete-Strategie: Tätigkeiten streichen, Arbeit vereinfachen und Mitarbeitende entlasten. Einfach nur «Mehr» verfehlt das Ziel.
Das nervt mich auch an gewissen Forderungen von Politikern und CEOs, dass wir einfach wieder ein bisschen härter arbeiten müssten und mehr Freude an der Arbeit haben sollten. Ich bin fest davon überzeugt, dass die allermeisten Leute intrinsisch motiviert sind und Freude an ihrer eigentlichen Arbeit haben. Aber halt nicht an B***s***-Tätigkeiten und endlosen Meetings. Wenn «mehr und härter» nur bedeutet, noch mehr Fake Work zu erledigen, zielt die Forderung ins Leere.
Mein kritischer Blick auf KI
Richtig eingesetzt kann uns KI von vielen administrativen Tätigkeiten und manuellen Routineaufgaben entlasten, glaubt Autor Markus Albers. Tatsächlich erhoffen sich viele von uns, künftig die ungeliebten Tätigkeiten mit einem KI-Prompt automatisch zu erledigen, so ein bisschen wie mit einem Zauberspruch bei Harry Potter.
Ich sehe dies leider sehr viel kritischer. Natürlich hat KI grosses Automatisierungspotential. Aber erstens explodiert aktuell der Tool Stack in Organisationen, weil für jedes Thema ein spezialisiertes KI-Tool eingesetzt wird. Zweitens ist die Versuchung gross, einfach noch mehr Prozesse und Tätigkeiten einzuführen, weil sie ja vermeintlich von KI übernommen werden. Drittens zeigen erste Studien, dass die Qualität oftmals mangelhaft ist («Workslop»), so dass letztendlich mehr Aufwand entsteht. Und viertens beschleunigt und verdichtet KI unseren hektischen Arbeitstag nochmals.
Dieser Newsletter soll keine Schimpftirade sein. Vielmehr bin ich der Meinung, dass wir eine ehrliche Diskussion darüber brauchen, wie wir unsere Arbeitswelt nachhaltig erfolgreich gestalten können. Aber gerade dafür braucht es einen klaren Kopf und Freiräume - beides fehlt uns aber aktuell.
In diesem Sinn: Viel Spass beim Löschen von Aufgaben und Streichen von Meetings!
Viele Grüsse, Patrick
